Die Vorteile einer Beschaffungsagentur

Sie möchten wissen, wieso Unternehmen häufig Beschaffungsagenturen beauftragen? Wir möchten Sie in unserem Blog darüber aufklären, welche Vorteile es für Sie und ihr Unternehmen hat mit einer Beschaffungsagentur zusammenzuarbeiten.

Als Beschaffungsagentur, oder im Englischen auch Procurement Agency, versteht man einen Dienstleister, welcher Hersteller auf den ausländischen Märkten ausfindig macht. Aufgrund der hohen Anzahl an Produzenten in China, ist dies meist der chinesische Markt. Eine Agentur übernimmt meist auch die Qualitätskontrolle, indem er die hergestellten Produkte noch vor Ort prüft, bevor sie nach Deutschland transportiert werden. Umgangssprachlich werden Beschaffungsagenturen auch Import Export Firmen, Import Agenten oder Agenturen genannt, da ihre Haupttätigkeit der Im- und Export ist.

Ein für viele Firmen üblicher Weg der Beschaffung im chinesischen Markt ist es, über große Handelsplattformen einen Lieferanten zu finden. Da Lieferanten meist in chinesischen Märkten aufzufinden sind, stoßen viele Einkäufer meist auf die Plattform Alibaba. Die Nutzung dieser Plattform kann aber sehr problematisch sein, vor allem für unerfahrene Nutzer. Viele Großhändler auf diesen Plattformen geben sich gerne als Lieferanten aus. Sie versuchen mittels Webseitenpräsenz und Werkstattbilder den Kunden vorzuspielen, dass sie die Produkte direkt produzieren. Dies ist insofern problematisch, da Großhändler oftmals versteckte Margen zu den Preisen hinzurechnen, welche vermeidbar sind. Ein Beschaffungsagent besitzt auch Margen, jedoch sind diese transparent und verhandelbar. Deshalb stellen Beschaffungsagenturen eine wirkliche Alternative für Unternehmen dar, die im Ausland produzieren, da sie nicht wesentlich teurer dafür jedoch um einiges sicherer und transparenter sind.

Doch nicht nur bei der Suche nach Produzenten in China kann Ihnen eine Beschaffungsagentur sehr helfen, auch bei der Logistik. Denn es gilt einiges zu beachten, bei dem Transport der Produkte von China nach Europa. Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten, die Waren zu transportieren – Seefracht, Luftfracht oder Bahntransporte. Was für das jeweilige Unternehmen und das jeweilige Produkt am besten geeignet ist, hängt von der Ware an sich ab, von der Dringlichkeit des Produkts und dem Budget der Firma. Denn der Transport via Flugzeug ist zwar sehr schnell, jedoch auch teurer als die anderen Varianten. Bei diesen Entscheidungen kann eine Beschaffungsagentur helfen und auch bei vielem mehr, wie zum Beispiel bei den Zöllen in China, so dass sich das Unternehmen keine Gedanken machen muss und sich auf die Ankunft ihrer neuen Produkte freuen kann.

Gibt es individuelle Bedürfnisse für das Produkt – besitzt es eine gewisse technische Komplexität oder werden spezielle Maschinen für die Produktion benötigt? Falls die Antwort auf eine dieser Fragen Ja ist, wird ein Großhändler von einer Plattform meist nur sehr schwer auf die Wünsche und Anforderungen des Unternehmens eingehen können. Sie werden das Produkt, wenn überhaupt, unter erhöhten Kosten anbieten. Eine Beschaffungsagentur hingegen kann auf ihre individuellen Wünsche eingehen und diese umsetzen. Durch die einfache Kommunikation mit einem Import Agent, der bestenfalls Standorte in China und Europa hat, können die Unternehmen Zeit und Geld sparen und sich auf ihr eigentliches Geschäft konzentrieren, während sich die Beschaffungsagentur um alles andere kümmert.

Es kommt häufig vor, dass die Kommunikation mit chinesischen Lieferanten nur recht mühselig verläuft. Zwar sind diverse Hersteller mit grundlegenden Englischkenntnissen ausgerüstet, trotzdem können wichtige Details verloren gehen. Eine Beschaffungsagentur kann dies umgehen, indem sie Mitarbeiter nutzt welche die chinesische Sprache beherrschen und oftmals selbst aus China kommen. Diese Mitarbeiter sprechen vor Ort mit den Produzenten, um dadurch Missverständnisse aus dem Weg zu räumen, damit das Endprodukt den Vorstellungen der Unternehmen entspricht.

Betrug kommt im Zusammenhang mit dem Einkauf und dem Produzieren in anderen Ländern leider häufig vor. Eine Beschaffungsagentur versucht dem bestmöglich entgegenzuwirken. Mithilfe von Mitarbeitern in der Nähe des Lieferanten können Ladungen geprüft werden, bevor sie versendet werden. Auf Wunsch kann ein Mitarbeiter der Beschaffungsagentur auch eine Aufnahme der Probenentnahme machen, was zusätzliche Sicherheit bietet.

Eine Beschaffungsagentur ist in vielen Fällen von Vorteil, denn oftmals wird ein simples, marktübliches Produkt den Anforderungen und Wünsche der Unternehmen nicht gerecht. Durch eine Beschaffungsagentur können auch anspruchsvollere Produkte mit hoher Qualität in China produziert werden. Eine Lieferantensuche selbst durchzuführen kann zwar Geld sparen, jedoch Zeit und Nerven kosten, wobei eine Beschaffungsagentur Abhilfe schaffen kann. Bei einer selbstdurchgeführten Suche ist das Risiko einem Betrug zum Opfer zu fallen deutlich höher, als wenn eine darauf spezialisierte Agentur dies tut, da die Experten vor Ort die Fabriken anschauen und mit den Verantwortlichen direkt sprechen. Vor allem Agenturen mit Büros in Deutschland und China bieten große Vorteile für Unternehmen, da dadurch eine einfache Kommunikation stets möglich ist und da immer jemand vor Ort ist, der sich um alles kümmert.