Ein Projektstrukturplan (PSP), manchmal auch als Arbeitsstrukturplan bezeichnet, ist nichts anderes als die Gliederung eines Projekts in seine einzelnen Elemente. Ziel des Plans ist es, alle einzelnen Elemente in plan- und kontrollierbare Teilaufgaben und Arbeitspakete zu zerlegen. Somit erhalten Projektleitung und Projektmitglieder einen Überblick über das gesamte Projekt und dessen Teilaufgaben.

Die Baumstruktur hat sich für die Darstellung von Projektstrukturplänen etabliert. Eine andere Variante ist die Textstruktur mit einer Gliederungsebenen und diversen Einzügen. Dieser Plan ist mit dem Inhaltsverzeichnis eines Buches zu vergleichen – Dadurch erhält man einen guten Überblick. 

Egal, welche Struktur gewählt wird, das Wichtigste hierbei ist:

Das Projekt muss sich von einer fachkundigen Person ohne großen Aufwand nachvollziehen lassen. Es sollte direkt auf den ersten Blick klar sein, um was für ein Projekt es sich handelt.

Vorteile eines Projektstrukturplans

Ein umfassender Projektstrukturplan bringt Struktur in jedes Projekt und kann durchaus als Checkliste verwendet werden. Besonders nützlich ist er, weil er:

• alle Aufgaben, die das Projekt betreffen (inkl. des Projektmanagements) erfasst
• die Aufgaben vollständig voneinander abgrenzt
• Klarheit über die Verteilung der Aufgaben schafft
• einen Überblick über die benötigten Ressourcen liefert
• einen groben Überblick über die Kosten liefern kann
• aufkommende Fragen klärt
• Missverständnisse beseitigt
• Einigung über die Ziele des Projekts schafft
• Natürlich kostet die Erstellung eines Projektstrukturplans Zeit und personelle Ressourcen, doch wirkliche Nachteile hat er darüber hinaus nicht.

Aufbau eines Projektstrukturplans

Für die nötige Übersicht sollte ein Projektstrukturplan auf eine einzige Seite passen – ein zu hoher Detailgrad ist ohnehin nicht zielführend und sorgt meistens für mehr Probleme als Lösungen. Ein sehr wichtiger Punkt ist, sich für die Erstellung ausreichend Zeit zu nehmen. Zwar ist es sinnvoll, die grobe Struktur des Projektstrukturplans frühzeitig fertigzustellen, doch die Klärung von Feinheiten und Abhängigkeiten sollten Sie mit der notwendigen Aufmerksamkeit angehen.

Ein Projektstrukturplan sollte aus höchstens 10 Phasen bestehen. Falls mehr als 10 Phasen nötig sind, sollte man darüber nachdenken, das Projekt in mehrere Projekte aufzuteilen. Je nach Art der Strukturierung gibt es verschiedene Formen von Projektstrukturplänen:

Der objektorientierte Strukturplan

Bei der objektorientierten Darstellung steht das Ergebnis des Projekts im Vordergrund. Wenn es sich zum Beispiel um ein Projekt im Bereich der Softwareentwicklung handelt, können verschiedene Komponenten der Software die Struktur des Planes vorgeben. Beim objektorientierten Projektstrukturplan wird das Projekt in einzelne Bestandteile gegliedert.

Der funktionsorientierte Strukturplan

Diese Art der Strukturierung fokussiert sich vor allem auf die Funktionen und deren Aufgaben. Es geht bei der funktionsorientierten Darstellung weniger um die Zeit oder das Ergebnis, sondern darum, was die einzelnen Funktionen zum Projekt beitragen. Beim funktionsorientierten Projektstrukturplan stehen die Organisationsfunktionen im Mittelpunkt.

Der phasenorientierte Strukturplan

Der phasenorientierte Projektstrukturplan hat den zeitlichen Ablauf des Projekts im Fokus. Diese Methode zeigt eine chronologische Gliederung des Projekts in die verschiedenen Phasen, die aufeinander aufbauen. Im Plan werden die einzelnen Teilaufgaben der jeweiligen Phase zugeordnet. Dabei werden zeitliche Abhängigkeiten zwischen einzelnen Teilaufgaben schnell sichtbar. Da viele Projekte hochkomplex und zeitliche Verkettungen an der Tagesordnung sind, ist es wichtig, diese Abhängigkeit im Plan sichtbar zu machen. So lassen sich vor- und nachgelagerte Tätigkeiten identifizieren und in die Zeitplanung einbeziehen.

Erstellung eines Projektstrukturplans

Einen professionellen Projektstrukturplan sollte man stets im Team erarbeiten. Dabei ergänzen sich die Kompetenzen der Projektleitung und die des fachlichen Teams:

Die Projektleitung managt das Projekt und behält Zeit, Kosten und Umfang im Blick. Das ausführende Team bringt die fachliche Perspektive ein und gibt Input zu den einzelnen Arbeitspaketen und deren Ausführung. 

Beispiel für einen Projektstrukturplan

Der Launch eines neuen Produktes ist eine gute Gelegenheit für einen Projektstrukturplan. Schließlich handelt es sich um ein einmaliges Vorhaben.

Das Projekt „Produkt-Launch“ lässt sich zum Beispiel in fünf phasenorientierte Teilpakete zerlegen. Die übergeordneten Teilpakete lassen sich in viele weitere Arbeitspakete unterteilen. Bei diesem Beispiel handelt es sich um einen phasenorientierten Projektstrukturplan, da die einzelnen Phasen aufeinander aufbauen. Jeder Phase können weitere Teilaufgaben zugeordnet werden, die von den einzelnen Funktionen ausgeführt werden müssen.

Die Entwicklung eines Produktes benötigt in der Regel sehr viel mehr Ressourcen als der Launch an sich. Dennoch ist es wichtig, dass alle Teilpakete für sich stehen und klar voneinander abgrenzbar sind. So ist die Zuordnung zu den einzelnen Funktionen einfach möglich. Jedes Projekt lässt sich je nach Strukturierung verschieden darstellen.

Fazit

Mit einem Projektstrukturplan lassen sich umfangreiche Projekte in kleine, abgrenzbare Arbeitspakete unterteilen. Das ist wichtig, um die einzelnen Arbeiten den Projektmitgliedern und Teams zuzuordnen und Projekte im abgesteckten zeitlichen, finanziellen und qualitativen Rahmen fertigzustellen. Innerhalb des Projekts ist der Plan das zentrale Instrument zur Planung und zur Kommunikation.

Der Projektstrukturplan kann – je nach Art des Projekts – phasenorientiert, funktionsorientiert oder objektorientiert aufgesetzt werden. Welche Form und Herstellungsmethode am besten ist, ist von Projekt zu Projekt unterschiedlich.

Wie ihr in unseren vergangenen Beiträgen erfahren habt, arbeiten wir aktuell an mehreren Projekten. Auch wir beschäftigen uns intensiv mit Projektplänen. Das Zeit-Management ist bei Projekten das A und O. Schon bald können wir euch mehr über unser Projekt verraten. Wir stehen quasi in den Startlöchern! 

Falls Ihr mehr über den Projektstrukturplan erfahren wollt, schaut doch auf dem letzten Instagram Beitrag vorbei.

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